Все журналы
главная
журналы
анонсы
статьи
новости
персоны
о проекте
ссылки


Для того, чтобы не пропустить изменения на нашем сайте и быть в курсе новых возможностей, подпишитесь на рассылку новостей, указав свой e-mail.

Рассылки Subscribe.Ru
Новости проекта "Все журналы"


Каталог журналов
В наш каталог принимаются все журналы, которые можно купить в Москве. (регистрировать журнал)


Спонсоры страницы:
http://srvblog.ru



Статьи из журналов > Экономические журналы > Товары любят счет


Товары любят счет


Автор: Сергей Евдокимов
Источник: "The Chief (Шеф)" - N6 (июнь 2006)

Что такое инвентаризация?
Люди, работавшие в торговле или общепите в старое время, прекрасно знают, что такое "инвентаризация", "недостача", "избыток", "ОБХСС". Вместе с тем, услуга инвентаризации, которую сейчас предлагают независимые компании, из другого ряда. Ее название, буквально переведенное с английского, – "взятие остатков".
 
Для чего необходим подсчет реального количества товаров в магазине или на складе? Дело в том, что по разным причинам при наличии достаточно большой номенклатуры и высокой оборачиваемости количество товаров в магазине отличается от количества, зарегистрированного в базах данных. Почему? У этого явления есть много причин. Совсем необязательно, что это следствие злоупотребления персонала или "забывчивости" клиентов. Это может быть ошибкой регистрации приема-отпуска товаров, результатом усушки, утруски и т.д. Как велико может быть отклонение? Если мы говорим о супермаркетах, где оборачиваемость товара высокая, то за год естественные отличия (не связанные со злонамеренностью организованных лиц и с системными проблемами с учетом) могут привести к различию учетных и реальных данных до 30%! Эта ситуация ведет к тому, что при заказе товаров заказанное количество не будет оптимальным, а в некоторых случаях доходный товар просто будет снят с продажи! При современной конкуренции сетей магазинов такие проблемы в эффективности закупок могут привести к серьезным трудностям в развитии предприятия.
 
Инвентаризация также проводится с целью "чистки" компьютерной базы. К примеру, на одном товаре из-за ошибки сотрудников магазина или компании располагается не один, а два или даже три штрих-кода. В итоге продается товар по одной цене, а в учете отражается совсем другая. Кроме того, в базе данных часто "зависают" товары, которые уже давно сняты с продажи, но остались в номенклатурном справочнике, потому что где-то числятся 1–2 штуки, которых в реальности уже давно нет (или они находятся в недоступном для покупателя месте). Эта проблема может оказаться для компании еще более серьезной, чем отличие логического учета от реального. Например, для развивающейся сети номенклатурная база товаров может быть в 3 раза больше реального количества товара. Пример из практики. У одного предпринимателя количество товаров в торговле по его данным составляло 27000, но после удаления товаров, которые не оборачивались более года и имели нулевые остатки после инвентаризации, в базе осталось только 8700.
 
Наконец, еще один смысл инвентаризации – выявление поврежденных или непроданных товаров, от которых быстро и без сожаления нужно освободиться. Если бизнесмен хочет успешно хозяйствовать, он не может обманывать себя в отношении действительной стоимости продукции.
 
В любом случае, вооружившись полученной в результате инвентаризационного аудита информацией, руководитель сможет впоследствии наладить правильное товарное движение.
 
Свой среди чужих, чужой среди своих
Многие компании и организации проводят инвентаризацию своими силами. Между тем, имеющийся опыт говорит о том, что независимый инвентаризационный аудит может оказаться куда полезнее и эффективнее, чем "опора на свои силы". Отчего так происходит? Тому есть множество причин. Хотелось бы перечислить наиболее важные из них.
 
Сама ситуация, когда контроль ведут люди, материально ответственные за остатки товаров (т.е. за совпадение логического и физического учета), ставит этих людей в ситуацию конфликта интересов – они должны сами себя контролировать.
 
Кроме того, продавец магазина в настоящее время – одна из самых низкооплачиваемых работ. При этом "текучка" в этой профессии достаточно высока. В среднем продавец супермаркета работает в магазине не больше 6 месяцев. Это означает, что расходы на обучение персонала становятся существенными. И если компании не надо обучать работников функциям ведения подсчета товара, то появляется возможность иметь более квалифицированный персонал при меньших затратах.
 
Сегодня аудит проводится не с помощью ручки и тетрадки (как в упомянутом "Служебном романе"), а с использованием специального оборудования и по разработанным технологиям. Аудиторы специально обучаются для проведения подобных работ, и результат их подсчета контролируется компьютерными программами для предоставления достоверного результата (с доказанной достоверностью). Аудитор, получивший специальное образование, теряет свою квалификацию, если не участвовал в инвентаризации в течение 3 недель.
 
Независимая фирма-аудитор, которая ведет подсчет товаров, не нуждается в информации о ценах на товары, не имеет информации о движении продукции и не нуждается в информации о "действительном" количестве товара – т.е. о количестве, зарегистрированном в базе данных. Дело в том, что количество товара, подсчитанное профессионалами, и есть действительное и доказанное с достоверной точностью. По желанию клиента представитель фирмы может участвовать в обработке и сравнении данных логического учета и результатов инвентаризации, но для самой технологии подсчета это совершенно необязательно.
 
Результатом инвентаризации является четко определенный продукт, адаптированный под требования ERP-системы клиента и особенности менеджмента.
 
Под покровом ночи
Если раньше инвентаризаторы считали "вручную", то сейчас такого почти уже не встретишь. Сегодня инвентаризация проводится с помощью сканера, считывающего необходимую информацию со штрих- и бар-кодов. Счет происходит в электронном виде, и регистрирует не только результат, но и процесс счета. Если нужно локализовать, где и какое количество товара было посчитано, достаточно сделать распечатку, из которой прямо будет следовать, где и что лежит. На этой же распечатке четко будет видно, существует ли пересортица или недостача. И если нужно перепроверить, пересчитать, то это будет достаточно легко сделать, ведь вся информация о несовпадениях – перед вами. После введения этих данных в компьютер, алгоритм рассчитывает достоверность результатов и потребности в повторном контроле.
 
Как часто нужно проводить инвентаризацию в крупных компаниях? Практика показывает, что оптимальное значение составляет не менее 3 раз в год. Однако для быстро растущих сетей с большой оборачиваемостью товаров целесообразно делать это раз в квартал. Как правило, после проведения двух-трех ежеквартальных инвентаризационных аудитов уровень недостач снижается на 20–50%.
 
Идеальное время для инвентаризации – ночь, когда организации не работают. Если же, допустим, магазин круглосуточный, тогда аудит нужно проводить в наименее "занятый" день с небольшим потоком покупателей. Бывают ситуации (например, в случае с гипермаркетами), когда инвентаризацию приходится проводить в два приема: во время первого идет считывание товаров, во время второго – взвешивание.
 
Воруют…
Как указывалось выше, слово "инвентаризация" в сознании наших соотечественников прочно связано со словами "предотвращение хищений", "кражи" и т.д. Услуга, которую предлагают независимые аудиторы, не имеет прямого отношения к борьбе с кражами, поимке злоумышленников и их задержанию. Результатом работы компании-аудитора является подсчитанное с доказанной точностью количество товаров в указанном помещении и предоставление результатов подсчета в удобном для клиента виде. Таким образом, независимая инвентаризация не отбирает "хлеб" у служб внутренней безопасности сетей и складов, а дает удобный и точный инструмент.
 
Тем не менее, опыт показывает, что у клиентов, использующих независимую инвентаризацию, недостачи и хищения резко снижаются. В чем же дело? Просто после первой же инвентаризации приводится в порядок база данных, и пути утечки товаров становятся более прозрачными. А сотрудники внутренней безопасности, освобожденные от организации технологически трудоемкого процесса подсчета и регистрации результатов, могут сосредоточиться на поиске и анализе движения материальных средств. Сама процедура подсчета товаров становится для руководителей компании не сложным проектом (почти подвигом), а просто рутинной операцией: позвонил – заказал – получил результат.
 
Не только счет
Нередко инвентаризационные компании оказывают и консалтинговые услуги. Руководитель, увидевший отклонения в движении товара, хочет понять причину происходящего. Порой сразу и не поймешь, в чем дело. То ли в том, что кто-то ворует, то ли в неправильном учете. Как предотвратить хищения, как правильно проводить учет, как в случае необходимости реорганизовать систему учета и ответственности в организации, как свести к минимуму негативные последствия пресловутого "человеческого фактора" – это подскажут специалисты, исходя из своего немалого опыта. Помимо этого, инвентаризационные компании предоставляют другие сопутствующие услуги: контроль поставок, коррекция номенклатурной базы данных и др.
 
P.S.
Инвентаризация, прежде всего, нужна владельцу или менеджеру, который хочет быть реальным хозяином своего торгового предприятия. Который реально хочет знать, что у него происходит на предприятии, получать достоверную, качественную информацию, позволяющую оперативно принимать решения. В Европе, где в основном представлены большие международные торговые сети, данный вопрос даже не актуален – подавляющее большинство инвентаризаций проводят именно независимые компании.
 
Исходя из имеющегося опыта, можно смело говорить о том, что востребованность услуг независимых аудиторов растет. Что неудивительно. Еще в древнейшие времена появилось разделение занятий: одни добывали пропитание, другие готовили еду, третьи возводили жилища. Здесь то же самое. Кто-то должен закупать товар. Кто-то – продавать его. А кто-то – считать.
 
СоМнения
Николай Морозов, директор Санкт-Петербургского филиала ООО "Русский свет":
– По моему убеждению, такая услуга как независимый аудит крайне необходима крупным магазинам и торговым сетям – чтобы ясно понимать истинное положение дел в компаниях и трезво оценивать реальную ситуацию. В противном случае информация может искажаться, и ни к чему хорошему это, сами понимаете, не приведет.
На Западе независимые инвентаризации (как бухгалтерский, так и складской аудит) давно уже не являются чем-то экзотическим. Все компании, желающие, чтобы их ценные бумаги котировались на бирже, должны показать свою прозрачность. Поэтому инвентаризационный аудит там является нормой.
 

В России же данную услугу пока еще нельзя назвать востребованной. Сегодня главы отечественных сетевых компаний предпочитают проводить проверку силами своих же сотрудников. Я думаю, пройдет совсем немного времени, и ситуация изменится.




Журнал "The Chief (Шеф)"
описание | анонсы номеров | новости журнала | статьи

Статья опубликована 18 Июля 2006 года


© "Jur-Jur.Ru" (info@jur-jur.ru). При полном или частичном использовании материалов ссылка на сайт "Все журналы" обязательна.
Разработка и продвижение сайта - Global Arts

Rambler's Top100