Между отдыхом и делом

В туризме для обозначения направления, рассчитанного, в основном, на корпоративных заказчиков, существует даже специальный термин М.I.С.E. – индустрия (MICE Industry), образованный из начальных букв четырех английских слов, характеризующих составляющие делового туризма: M – Meetings (встречи), I – Incentives (стимулы), С – Conferences (конференции), E – Exhibitions (выставки). Собственно, используются три устойчивых словосочетания: деловой туризм или business travel, индустрия MICE и индустрия встреч.

 

Это направление включает в себя поездки со служебными целями без получения доходов по месту командирования, поездки с целью проведения переговоров; инсентив-туры (поощрительные поездки); конференции, семинары; участие в выставках и ярмарках.

 

Казалось бы, зачем тут посредники? Дал задание секретарю и получил в офисе заказанные билеты и подтверждение брони в отеле или конференц-зале.

 

Но разберем все по порядку.

 

1. Переговоры, встречи. Заботы по организации таких мероприятий, как правило, возлагаются на принимающую сторону, и ею вполне может оказаться ваша фирма. Тогда вам потребуются квалифицированные помощники, которые не только подберут подходящую площадку для проведения мероприятий, разместят гостей и позаботятся об их питании и досуге, но и возьмут на себя решение множества рутинных вопросов по подготовке и проведению переговоров (от оформления документов до предоставления переводчиков).

 

2. Конференции, семинары, выставки. С их организацией и проведением может справиться собственная PR-служба предприятия или привлеченное коммуникационное агентство. Однако, когда мероприятие устраивается на "чужой территории", в другом городе, а то и в другой стране, например, в Германии, без профессионалов индустрии MICE не обойтись. Особенно, если речь идет об организации участия вашей фирмы в международной выставке, где нужно не только правильно заполнить все необходимые документы на языке страны пребывания, чтобы получить желанную выставочную площадь, но и наладить работу с переводчиками, либо подготовить своих сотрудников. Решить проблемы ввоза-вывоза собственного оборудования фирмы, а также другие таможенные вопросы. Кроме того, нужно еще разместить сотрудников вашей фирмы, организовать их питание и экскурсионную программу.

 

3. Инсентив-туризм, то есть, программа-стимул, поощрительная поездка, оплачиваемая предприятием и предлагаемая им своим сотрудникам в качестве награждения за успехи в трудовой деятельности. Этот сектор сейчас наиболее динамично развивается в России. И имеет давние традиции. Вспомним хотя бы старое доброе социалистическое соревнование с его пятилетками за 4 года и духом сплоченности за великую идею. Так ли много идей, которые сейчас могут объединить сотрудников предприятия, реально вдохновить на "труд и подвиг"? Тогда основной стимул – деньги? Но в большинстве случаев работники считают бонусы само собой разумеющейся вещью, ведь они выполняют установленные для их получения объемы продаж. Вот тут-то и приходит на помощь инсентив-туризм. Формируется единая корпоративная система мотивации персонала, а потому инсентив-программы разрабатываются не для отдельных лиц, а под конкретного корпоративного заказчика.

 

Конечно, можно пригласить специалистов коммуникационного или рекламного агентства полного цикла, и они за свои обычные комиссионные в 10% от общего счета устроят вам праздник жизни. Но следует помнить, что даже объявление в СМИ, размещенное единожды, не всегда работает, и приходится продумывать серьезный медиа-план, чтобы реклама в прессе дала ожидаемый результат. И самый чудесный день рождения фирмы, проведенный, как водится, раз в году, без привязки к системе корпоративных мероприятий имеет риск превратиться в тривиальную пьянку "на халяву". И в этом случае значительно меньше шансов сплотить сотрудников в единую команду. Если же все мероприятия поощрения персонала увязать в единую систему, разработанную совместно со службой персонала и отделом маркетинга, то эффект будет весьма значительным, как и экономия на издержках (комплексным заказчикам везде скидки и привилегии, ибо они обеспечивают стабильный долгосрочный доход, но об этом чуть позже).

 

Инсентив-тур как оригинальный подарок, премия, одним словом, "пряник", может предназначаться для поощрения собственных сотрудников (чаще всего, менеджеров и агентов по продажам или начальников подразделений), клиентов (например, поездка за выигрыш в конкурсе постоянных покупателей) и деловых партнеров. Это и определяет выбор места (обычно в крупнейшие города и на курорты), продолжительность (от 3–4 до 5–7 дней) и особенности проведения мероприятия (включение в программу различных деловых совещаний, презентаций, круглых столов, обмена опытом, учебных семинаров, а также присутствие-отсутствие членов семей и т.д.). Не только официальная часть требует серьезной подготовки, развлекательная также должна быть тщательно продумана. При разработке плана мероприятий учитываются разные блоки вопросов: кто участвует в поездке (сотрудники, дилеры, клиенты), каковы задачи поездки (произвести благоприятное впечатление – на клиентов или партнеров или укрепить командный дух сотрудников), где проходило предыдущее мероприятие, средний возраст участников, сфера интересов участников и т.п. Возможна программа, включающая командные игры.

 

В России наиболее популярны направленные на повышение профессионального уровня и квалификации участников комбинированные инсетив-поездки: выездные конгрессы, семинары, симпозиумы, под которые "подтягивается" развлекательная программа. И под этот спрос уже формируется предложение: во всех более или менее вместительных отелях последнего поколения (включая курорты) предусмотрен один, а чаще несколько конференц-залов.

 

Характерно, что на российском рынке делового туризма часто встречаются клиенты, которые не всегда точно знают, что они, в конечном итоге, хотят получить. Есть еще одна трудность: продуманная и интересная программа может легко провалиться, если компания не имеет надежных партнеров, способных ее реализовать. Специалисты постоянно подчеркивают необходимость заказа и приобретения таких программ у профессионалов – фирм, специализирующихся на данном направлении. Что вполне объяснимо.

 

Крупных компаний, занимающихся деловым туризмом, чуть более десятка. По данным, представленным на сайте Ассоциации Делового туризма (Russian Business Travel Associaction (RBTA)), можно сделать вывод, что они-то и занимают две трети российского рынка делового туризма. В их числе "American Express", "Карлсон Вагонлит", "Аэроклуб", "Роза Ветров", "Avetis Business Travel", "ВИТ-Информ", "Академсервис", "Интурист" и т.д. Все эти компании связаны либо с информационными технологиями, либо с авиабилетами и авиационными перевозчиками. А еще есть страховые вопросы, гостиничные, автомобильные. Их, как правило, решают представители малого и среднего бизнеса. Таких компаний, по данным Ассоциации, в России около сотни. И они работают по всем основным направлениям: инсентив-туры (поощрительные поездки), выставки, конгрессы и совещания.

 

Выбирать партнера – представителя MICE индустрии можно по рекомендации коллег, уже воспользовавшихся его услугами. А можно по результатам объявленного тендера. В любом случае, начать следует с определения целей, которые необходимо достичь. Найдя партнера, нужно еще раз уточнить цели и задачи с учетом его рекомендаций, утвердить детальный план и бюджет. Оптимизировать расходы поможет знание нюансов: сезонности, групповых тарифов, опытных партнеров, предоставляющих скидки при долгосрочной программе. Далее – анонс старта программы в трудовых массах. И – добро пожаловать в инсентив-поездку!

 

Фирме-заказчику полезно знать, какие факторы способны привести к сокращению издержек, то есть экономии бюджета предстоящей программы. Коротко перечислим их. Главное правило заключается в том, что торг здесь всегда уместен.

 

Сроки. Реализация инсентив-программ предприятия рассчитана на длительный период. Поэтому договоренность с профессиональным организатором поощрительной поездки об ее подготовке и осуществлении достигается предприятием заранее, иногда даже за 1 год до начала инсентив-тура. На подготовку инсентив-программы требуется около 3–4 месяцев, и одновременно разрабатывается несколько вариантов. Если обратиться к оператору своевременно, то выставленные расценки окажутся значительно ниже стандартных. Но, увы, российские клиенты определяются с выбором в самый последний момент или, в лучшем случае, за 1,5–2 месяца до предполагаемой поездки. Продолжительность таких туров, как уже упоминалось выше, обычно составляет от 3–4 до 7 дней. Более продолжительные путешествия пользуются спросом у VIP-корпорантов.

 

Сезон. Рассчитывать на существенные скидки в высокий сезон не приходится. Поэтому инсентив-поездки часто организуются в не-сезон (весной и осенью), за исключением рождественских праздников и Нового Года. В такие периоды стоимость проживания может быть значительно снижена по сравнению со стандартными расценками. Кроме того, минимизировать расходы помогут выходные дни. На week-end стоимость проживания, равно как и аренда конференц-залов, в отелях бизнес-класса может быть снижена. А в курортных гостиницах, наоборот, может возрасти.

 

Направления. Как и в других секторах туризма, в business travel прослеживаются наиболее популярные направления: Петербург, Подмосковье, маршрут Золотого Кольца, курорты Черноморья. Из стран наиболее востребованы Великобритания, Германия, Прибалтика, Скандинавия и США.

 

Группа. Серьезно снижаются цены в зависимости от количества сотрудников, принимающих участие в поездке. Если в группе насчитывается 25–30 человек, можно претендовать на повышение категории части предоставляемых номеров или на бесплатное размещение для одного-двух представителей группы.

 

Заказ питания по схеме "полный пансион" дает основание надеяться на 10–15% скидку, которую, при желании, можно обменять на бесплатные coffee-breaks (если они необходимы по программе).

 

Перевозчики также с удовольствием идут на контакт с любыми корпоративными клиентами, особенно при организации групп численностью свыше 20–25 человек.

 

Российский сектор туризма сегодня представляет собой сложный конгломерат взаимоотношений разного рода структур. Это туроператоры, создающие продукт для конечного потребителя, турагенты, выступающие в качестве посредников, продвигающих и реализующих этот продукт, туристские ведомства, экскурсионные бюро, авиаперевозчики, гостиницы и курорты, бюро аренды (от автомобилей до загородных вилл и апартаментов), системы по обеспечению безопасности, различные ассоциации и так далее.

 

Структура самого российского туристического рынка окончательно еще не сформирована, существует еще путаница с основными дефинициями (от споров по поводу правильности и грамотности употребления прилагательных "туристский" и "туристический" до определения самого понятия "турпродукт"). Однако здесь уже появились крупные зарубежные игроки, приобретающие отечественные сети турагентств; набирает силу франчайзинг в туризме; крупные российские турфирмы все чаще и грамотнее используют брендинг в качестве эффективного маркетингового инструмента. И основные направления в туризме уже выделяются достаточно четко.

 

Российский инсентив-туризм в основном направлен сейчас на организацию корпоративных выездов за рубеж. Эксперты Ассоциации Делового Туризма прогнозируют развитие индустрии MICE в следующих направлениях: преобладание индивидуальных деловых поездок, рост их количества; повышение спроса на посещение различных отраслевых выставок; рост конгрессного туризма, в частности, в России (включая спрос на услуги по организации мини-выставок, презентаций, а также семинаров и тренингов во время проведения конференций); дальнейшее развитие инсентив-туризма. При этом продолжительность мероприятий будет сокращаться (до 2–3 дней).

— Несмотря на то, что в отношении объемов корпоративных путешествий мы пока значительно уступаем Москве, в последние несколько лет инсентив-туризм активно развивается и в Петербурге. Такая потребность обусловлена естественным стремлением работодателей делать ставку не в последнюю очередь на человеческие ресурсы.

 

Корпоративный туризм, включая в себя элементы группового и индивидуального, тем не менее, значительно отличается от них, что связано с мотивацией создания таких путешествий. По опыту нашей работы, можно условно выделить несколько основных типов корпоративных туров. Это профессиональные салоны (выставки, симпозиумы, форумы и др.), поощрительные поездки для группы сотрудников компании, тематические и событийные выезды целой корпорации или отдела.  

 

Любой из этих типов путешествий подразумевает разнообразие программы и создание комфортной среды для тимбилдинга. При этом географическим фоном может служить как один из красивейших городов мира, так и горнолыжный курорт, и экзотический остров в Индийском океане: здесь мы ограничены только фантазией и бюджетом заказчика. Кроме того, привлекая корпорацию к собственным услугам, мы имеем возможность также обеспечивать разнообразными туристическими продуктами любого из ее сотрудников.

— Спрос на инсентив-туры (корпоративные поощрительные мероприятия с использованием экскурсионных, лечебных, развлекательных программ) постоянно растет в связи с тем, что этот вид туризма рассматривается компаниями-заказчиками как незаменимый инструмент мотивации персонала, а также для создания положительного образа компании среди ее клиентов. Поэтому в туристических компаниях появляются отделы, занимающиеся именно этим направлением. Если организация деловых поездок на выставки, семинары и конференции стала уже привычной для многих туристических фирм, то инсентив-туризм не так давно начал пользоваться популярностью. Все большее количество руководителей уверены в том, что возможность принять участие в incentive поездке – лучший стимул к достижению высоких результатов в работе. А это, в свою очередь, самым положительным образом сказывается на результатах деятельности компании в целом. Это связано еще и с тем, что число компаний с западным капиталом, а именно они первыми стали пользоваться услугами инсентив-туризма, постоянно растет, так как Северо-Западный регион является экономически привлекательным.

 

Наиболее типичный вариант инсентив-тура – это поездки на 6–8 дней с максимально насыщенной программой и со своей "изюминкой". Такие поездки могут включать программы активного отдыха и спорта – например, катание на оленьих и собачьих упряжках в Лапландии. Или программы снятия стресса и оздоровления – wellness-туры. Очень популярны варианты тематических поездок – таких, например, как Фестиваль цветов в Голландии. Очень часто в программы инсентив-туров компании-заказчики стараются включить обучающие семинары и внутрикорпоративные презентации. Понятно, что в рамках стандартного туристического пакета это вряд ли возможно.